Meilleures pratiques pour améliorer la communication en espace de coworking

Points évoqués dans cet article :

  • La communication dans un environnement de coworking nécessite des stratégies réfléchies pour la communication interne et externe.
  • La mise en place d’un environnement qui améliore la communication entre les membres est essentielle pour créer une communauté et fidéliser les membres.
  • La mise en œuvre des meilleures pratiques de communication est le bon moyen de favoriser des relations authentiques à tous les niveaux de votre organisation.
  • La communication est un pilier de la productivité du travail dans toute organisation. Qu’il s’agisse de créer des produits numériques, de gérer des biens ou de permettre à des travailleurs qualifiés de travailler, la communication définit les résultats à tous les niveaux de l’entreprise.

Dans le domaine des espaces de coworking, une bonne communication est un moteur éprouvé d’importants objectifs commerciaux. Cela inclut des objectifs essentiels comme la fidélisation des membres et la création d’une communauté florissante. Mais dans cet environnement de bureau non traditionnel, les règles de la communication sont floues. Quelles sont les meilleures pratiques en matière de communication interne et externe dans un espace de coworking ou un lieu de travail flexible ?

Une solide culture de la communication inspire la communauté… et favorise la rétention

Dans un bureau traditionnel, les chefs d’entreprise insistent sur la nécessité de communiquer. Une bonne communication interne favorise l’efficacité, le travail d’équipe et l’engagement des employés, parmi d’innombrables autres avantages.

Dans un espace de coworking, une bonne communication est encore plus essentielle. D’une part, les membres sont des clients – et ceux qui reçoivent une expérience peu reluisante peuvent se désabonner. La fidélisation des membres est l’un des facteurs les plus importants de revenus durables, et l’expérience joue un rôle crucial. L’appartenance à une communauté plus large de professionnels partageant les mêmes idées signifie qu’il y a une raison de revenir semaine après semaine. Étant donné qu’il existe toujours l’option plus facile de travailler à domicile, les opérateurs de coworking doivent rendre l’expérience enrichissante et dynamique.

Le facteur de différenciation du coworking ne devrait jamais être l’espace lui-même, mais sa communauté – les membres qui lui donnent vie et sa raison d’être. Lorsque les coworkers sont mis en avant, la communauté se sent plus spéciale et unie. Cela se reflète sur le coworking lui-même, à la fois en termes d’image de marque et en termes émotionnels.

Trois formes de communication en coworking

personnes travaillant dans un espace de coworking
Les espaces de coworking sont bien plus que des lieux de travail « open spaces »

Il existe trois sortes de communication à privilégier dans un environnement de coworking : la communication interne, la communication externe et la communication entre les membres. Pour chacun de ces types de communication, il est important de prendre en compte le message, la diffusion et la réciprocité.

1/ La communication interne

Trois collègues lisant des documents et assis sur un canapé brun dans un espace de coworking.
Une bonne communication commence par la culture d’entreprise. La communication interne, entre les dirigeants et les employés d’un espace de coworking, est la base sur laquelle elle se construit. Une stratégie solide commence par les hauts responsables et est ancrée dans la culture d’entreprise dès le premier jour. Si votre entreprise de coworking ou votre lieu de travail flexible n’a pas encore fait de la bonne communication une priorité, n’ayez crainte ! Il n’est pas trop tard pour construire une culture de communication interne qui profite à tous.

Meilleures pratiques pour améliorer la communication interne dans votre entreprise de coworking

  1. Partager la vision, la stratégie et les attentes 💭

Même dans une petite entreprise, partager une vision claire des objectifs, des attentes, de la stratégie et des valeurs est essentiel pour établir une bonne communication. Lorsque les dirigeants modèlent le style de communication qu’ils attendent, les employés suivront leur exemple.

  • Partagez la feuille de route de votre entreprise avec votre équipe. Incluez les indicateurs et toutes les données qui peuvent aider chacun à comprendre les objectifs de l’entreprise.
  • Rendez la communication visuelle et incluez des éléments de narration. Plus votre discours est engageant, plus votre personnel sera en mesure de recevoir et de retenir vos communications.
  • Partagez vos idées. Vous avez vu un article intéressant ? Il porte peut-être sur les tendances du coworking, les idées ou l’avenir du travail. Partagez les idées et autres ressources avec l’ensemble de votre équipe, et pas seulement avec vos supérieurs.
  1. Utilisez les bons outils et voies de communication ⛏

En matière de communication, la méthode est aussi importante que le message. Des outils comme Slack et Zoom sont excellents pour communiquer au sein d’une équipe, en particulier lorsqu’on travaille à distance ou dans des lieux distincts. Cependant, un plus grand nombre d’outils ne permet pas nécessairement une meilleure communication.

Ce qui compte le plus en matière de méthodes de communication, c’est l’accessibilité et la cohérence. Par exemple, si votre équipe utilise toujours Slack et le courrier électronique pour communiquer, une demande errante par message texte pourrait se perdre dans le mélange.

  • Faites simple ! Choisissez avec soin les outils que vous utilisez pour communiquer et tenez-vous en à ces outils. La mise en place d’un petit nombre d’outils sélectionnés et puissants peut placer les dirigeants et le personnel sur la voie du succès.
  • Assurez la cohérence de la communication. Une communication régulière et transparente prépare le terrain pour l’avenir. Si une conversation difficile se présente, votre équipe sera déjà rompue à la pratique d’une communication efficace.
  1. Donnez et demandez du feedback 🎤

La communication est une voie à double sens. La véritable compréhension intervient lorsqu’un message est délivré et reçu. L’écoute, la compréhension et la réponse sont toutes impliquées dans une communication bidirectionnelle efficace. Pour vous assurer que les messages importants sont reçus et acceptés, établissez une communication mutuelle dès le début des relations de travail et au sein des rôles de l’entreprise. Communiquez d’une manière qui soit empathique et qui suscite l’empathie.

  • Demandez un retour d’information régulier par le biais d’entretiens avec les employés, de contrôles ou d’enquêtes.
  • Dans une petite équipe, comme c’est souvent le cas dans un espace de coworking, une authentique politique de la porte ouverte peut suffire à faciliter une communication à double sens avec le personnel.
  • Célébrez les victoires ! Lorsque votre équipe a l’impression de fixer et d’atteindre des objectifs communs, un sentiment d’appartenance se développe. Les avantages se répercuteront sur vos membres qui verront un personnel heureux et motivé.
  • Les éloges sont motivants. Les dirigeants qui offrent des félicitations et de la reconnaissance constatent une augmentation de la productivité, de la croissance et des commentaires positifs des clients. Cela peut se faire dans le cadre d’un examen formel des performances ou d’une conversation informelle dans la salle de repos. Montrer à votre personnel que vous reconnaissez son bon travail est très utile lorsque vient le temps du feedback constructif.

Communication externe

Les membres d’un espace de coworking montrent un grand tableau en papier sur un chevalet, avec un collègue masculin au premier plan qui regarde un ordinateur portable.
La communication externe fait référence à toutes les interactions qui se produisent entre les représentants de votre espace de coworking et les membres ou les prospects. De l’accueil de la réceptionniste aux campagnes de marketing par e-mail, chaque point de contact avec votre marque est une occasion d’attirer, de convertir ou de conserver des clients.

Meilleures pratiques pour améliorer la communication externe dans votre espace de coworking

  1. Faites en sorte que l’expérience en présentiel soit toujours agréable 😄

Lorsque les membres arrivent dans votre espace, ils veulent se sentir les bienvenus. Du ton de l’accueil à la visite des bureaux, en passant par la résolution d’un problème de facturation, tout doit être cohérent d’un bout à l’autre pour tout le monde. L’expérience en personne dans un espace de coworking a un impact direct sur le développement de la communauté (et donc sur la fidélisation). En fin de compte, vos membres se sentiront plus à l’aise dans votre espace si les attentes sont claires et les messages cohérents. Les outils et la technologie peuvent contribuer à la cohérence des messages ! Vous pouvez utiliser un logiciel comme MailChimp via une intégration Zapier pour rendre chaque communication automatisée humaine et authentique.

  • Déterminez l’ambiance de votre espace et embauchez en conséquence ! Choisissez des membres du personnel naturellement sympathiques. Le fait d’avoir des personnes qui connaissent bien la niche et la communauté de votre espace ajoute de la valeur pour les membres.
  • Élaborez un plan ! Mettez en place des politiques et des procédures pour gérer les interactions en personne. Un cahier des charges indiquant qui est responsable de quelle communication et à quel moment renforcera votre stratégie de communication.
  1. Mettez en place un plan marketing stratégique 🎯

La communication dans un espace de coworking se fait aussi en dehors des heures de bureau. Votre stratégie de marketing et de médias sociaux déterminera la façon dont vos membres perçoivent votre marque lorsqu’ils sont loin du bureau physique (c’est-à-dire la plupart du temps !). Les gens pensent souvent que le marketing est un rôle de vente, mais une opération marketing sophistiquée consiste principalement à communiquer.

  • Restez à jour. Assurez-vous que votre site web est à jour et qu’il contient vos coordonnées, vos horaires et vos offres. Il doit être facile à utiliser et utile pour les membres actuels ou potentiels.
  • Utilisez une variété de canaux pour vos communications marketing. Facebook, Instagram, Youtube, Pinterest, LinkedIn, le blog de votre entreprise, les canaux partenaires, Google Ads et d’autres peuvent vous aider à atteindre votre public en ligne là où il passe déjà du temps.
  • Racontez des histoires pour susciter l’intérêt de votre public. L’être humain est câblé pour raconter des histoires. Ajouter des témoignages, des anecdotes et des interviews à votre contenu est une bonne pratique pour améliorer l’engagement.
  1. Choisissez la transparence et la clarté 🌟

La personnalité, le style et les émojis ont leur place dans la communication, mais l’étoile polaire d’une bonne stratégie de communication externe doit être l’authenticité. Privilégiez les communications claires et utiles plutôt que le superflu pour gagner la confiance, la crédibilité et rassurer vos membres sur le fait que votre espace est le meilleur endroit pour travailler.

  • Que vous communiquiez en ligne, en personne, au téléphone ou par le biais de messages automatisés, soyez cohérent dans le ton et la présentation. Toutes les sources de communication doivent représenter le ton et les objectifs de votre stratégie de communication.
  • Choisissez une ou deux sources de vérité pour partager les mises à jour importantes avec votre communauté. Vos membres doivent savoir où s’attendre à des mises à jour sur des sujets qui affectent leur travail.
  • La technologie est votre amie. Utilisez une application comme Optix pour gérer les réservations d’espace et envoyer des messages aux membres. Lorsque vous communiquez sur la même plateforme que celle utilisée par les membres pour réserver un espace, vous garantissez que votre message sera reçu par ceux qui utilisent régulièrement votre espace. Si votre entreprise utilise déjà l’application Optix, la fonction « Annonces » est le canal idéal pour communiquer les mises à jour importantes.

Favoriser la communication entre les membres : créer une communauté

La communication entre les membres se concrétise lorsque vous avez réussi à créer une dynamique de communauté, c’est à dire quand les membres sont suffisamment engagés et poursuivent les conversations en dehors des canaux que vous avez pré-établis. Il s’agit de la collaboration en personne, de l’échange de numéros de téléphone personnels, de l’écoute mutuelle après les heures de travail. C’est le sentiment d’unité et d’objectif qui relie les gens au sein de votre espace de coworking.

Comment les exploitants d’espaces de coworking ou de Tiers-lieux peuvent-ils favoriser cette communication sans être trop envahissants ?

Meilleures pratiques pour améliorer la communication entre les membres

  1. Donnez-leur un sujet de discussion 🗣

Vous voulez que les membres se connectent ? Donnez-leur du matériel pour susciter une conversation. Oui, une salle de pause bien conçue avec du café gourmet, c’est bien, mais vos membres se connecteront plus profondément sur des idées, des objectifs, des défis et de l’inspiration. C’est pourquoi les ateliers, les conférences, les discussions techniques et d’autres types d’événements de coworking donneront à vos membres de quoi se connecter de manière organique.

Si vous ne le faites pas déjà, vous ratez un grand coup. Le réseautage est essentiel pour s’assurer que tous les membres de votre espace de travail se connaissent. Qu’il s’agisse d’un événement formel réservable ou d’un rassemblement informel, c’est un excellent moyen d’accueillir les nouveaux venus, tout en offrant aux membres existants la possibilité de renforcer et d’approfondir leurs relations.

Certes, il n’est pas toujours facile de briser la glace, surtout entre inconnus qui travaillent sur des projets distincts. Des sujets et des défis intéressants stimulent les idées, favorisent la communauté et incitent les membres à revenir.

  • Partagez les idées et les innovations produites sur votre lieu de travail. Savoir ce que les autres créent dans votre communauté est une source d’inspiration. Lorsqu’il y a des victoires dans votre espace de coworking ou votre lieu de travail flexible, faites-le savoir !
  • Accueillez des conférenciers, des ateliers et d’autres événements qui apportent une valeur ajoutée aux personnes que vous servez. Si votre espace a une niche, offrez des opportunités de développement professionnel qui enrichissent vos membres.
  1. Intégrez des éléments du bureau traditionnel 🏢

Les espaces de coworking offrent une liberté et une autonomie retrouvées aux travailleurs. Mais un peu de structure est une bonne chose sur le lieu de travail.

  • Présentez les nouveaux membres. Lorsqu’un nouveau membre rejoint votre espace, faites savoir à tous qui est ce nouveau visage ! Cela peut être aussi simple que de poster un message sur Slack ou aussi interactif que de l’emmener de bureau en bureau.
  • Essayez d’ajouter une structure à la journée de travail, comme une réunion quotidienne. Les réunions quotidiennes du matin, ou scrums, peuvent créer une routine et ouvrir des canaux de communication entre les travailleurs. La structure peut améliorer la productivité et offrir des opportunités de partenariat avec leurs collègues.
  1. Soyez sympathique et social 🎵

Certaines des meilleures communications se produisent pendant les moments sociaux. Lorsque vous créez une atmosphère propice à la connexion en dehors du travail quotidien, vous construisez des ponts pour communiquer avec vos membres, et pour qu’ils communiquent entre eux. Les événements sociaux donnent aux personnes de tous horizons et de toutes expériences une chance de se connecter à un niveau plus profond. Votre entreprise peut démontrer sa capacité à établir des relations en créant un espace de communication en dehors de la routine du travail.

  • Parlez aux estomacs : la nourriture rapproche toujours les gens ! Partager un repas, qu’il s’agisse d’un avantage comme un petit-déjeuner hebdomadaire ou d’un événement de food truck pour le déjeuner, peut amener les membres du coworking à s’engager, à discuter et à se nourrir.
  • Des espaces et fonctionnalités désignés pour faciliter la communication. Une machine à café bien placée peut induire une interaction entre les membres et encourager la conversation. Un salon, une cuisine ou un hall d’entrée peuvent être le lieu où les membres discutent lorsqu’ils ne travaillent pas activement.
Aménagez des espaces pour favoriser les échanges entre coworkers

Les espaces conçus pour promouvoir ces activités augmentent la probabilité de collisions – et les données démontrent à plusieurs reprises que plus de collisions créent des résultats positifs. Nous ne mesurons pas le contenu des interactions, mais cela n’a pas d’importance. Lorsque des collisions se produisent, quel que soit leur contenu, une amélioration s’ensuit généralement.

Poser les bases d’une communauté qui va perdurer

La communauté est essentielle dans une entreprise de coworking. Les membres ayant toujours la possibilité de travailler ailleurs, la création d’une atmosphère qui évoque un sentiment d’appartenance contribue à la fidélisation – et à vos résultats.

Les meilleures pratiques en matière de communication sont le fondement de la communauté dans un espace de coworking. L’adoption d’une politique de transparence, d’engagement et de cohérence renforcera votre activité de coworking et préparera le terrain pour une croissance future. Une fois cette base posée, évaluez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. N’ayez pas peur d’ajuster votre stratégie, mais veillez à communiquer en cours de route. En définitive, la meilleure stratégie de communication est celle qui fonctionne pour votre entreprise.

Avec les bonnes communications, votre communauté commencera à se développer et à s’autopropulser. Le bourdonnement d’une main-d’œuvre autosuffisante qui inspire l’appartenance est votre objectif. Avec la bonne stratégie de communication à tous les niveaux de votre entreprise, vous pouvez préparer le terrain pour une croissance organique à tous les niveaux de votre espace de coworking.